Vous ne connaissez pas la méthode SFA ? C’est pourtant LA démarche qui permettra d’apporter un déroulé logique à vos ateliers et vos séminaires. C’est à mon sens un geste métier essentiel de tout bon facilitateur. Tous les cabinets spécialisés en facilitation l’intègrent dans leur méthode.

Je l’ai intégré à ma pratique depuis 10 ans et je n’ai jamais eu de retour d’un manque de logique dans mes ateliers ou séminaires.

La méthodologie Group Genius

Cette approche développée par deux américains, Gail et Matt Taylor, considère que l’apprentissage du travail en groupe va développer « le génie » collectif. Elle provient de la fusion entre les concepts développés par Gail Taylor, enseignante dans une école Montessori, et la volonté de Matt Taylor, architecte, d’optimiser le travail de différents corps de métiers intervenant sur un même chantier afin d’en réduire la durée.

Gail et Matt Taylor partent du principe qu’un problème ne peut être résolu sans avoir d’abord établi une compréhension de l’état actuel et de l’état souhaité. D’une manière générale, un groupe de travail qui doit résoudre une problématique a tendance à plonger dans la recherche de solutions avec sa compréhension actuelle du problème, sans avoir vraiment pris le temps d’explorer la cause et la structure du problème. De ce fait, même si le travail est collectif, les solutions et les actions entreprises ne sont ni adaptées, ni réellement créatives et innovantes. L’intelligence collective, pour qu’elle émerge et soit opérationnelle — notamment pour résoudre des problèmes complexes — , a besoin d’être guidée, étapes par étapes. Le point capital est de ne pas courir après les solutions, mais au préalable de bien décortiquer les problèmes.

Si j’avais une heure pour résoudre un problème, je passerais 55 minutes à réfléchir au problème et 5 minutes à réfléchir aux solutions.

Albert Einstein

Pour mener des sessions de travail collaboratives structurées, la méthodologie Group Genius prend le parti de séquencer une session de travail en trois temps, en suivant la méthode SFA :

• SCAN : première phase de partage et d’ouverture qui sert à libérer la parole et la créativité, à partager des informations et des expertises permettant au groupe d’avoir une perspective globale du sujet, et à échanger des idées et options diverses.
• FOCUS : deuxième moment entrainant le collectif à explorer et faire murir des idées de manière ciblée. Les options suggérées en phase SCAN sont analysées, poussées à l’extrême, et prototypées jusqu’à forger des convictions profondes.
• ACT : dernière phase qui permet de faire converger le groupe de travail vers des décisions collectives finales et qui planifie leur implémentation notamment en provoquant l’engagement consenti de chaque individu d’agir selon un plan d’action décidé en plénière.

Scan Focus Act, en action

Le premier usage de cette méthode consiste à structurer l’ensemble de votre déroulé en 3 étapes tel un entonnoir.

Commencez par l’étape Scan pendant laquelle vous partagerez avec les participants toutes les informations disponibles sur votre sujet du séminaire. Si vous organisez un kick off projet, vous partagerez le contexte du projet, ses parties prenantes, les hypothèses de bénéfices…

Continuez par l’étape Focus pendant laquelle vous inviterez les participants à se concentrer sur les sujets les plus importants en lien avec les objectifs du séminaire. Dans le cas d’un atelier de construction d’une roadmap produit, vous proposerez par exemple des revues des chantiers les plus importants, et des choix de dépriorisation pour écarter les chantiers à plus faible valeur.

Terminez par l’étape Act. C’est l’étape pour acter des décisions, poser des intentions, formuler les plans d’actions. Dans le cas d’un atelier d’amélioration continue, c’est la partie décisive pour réussir à engager les participants à résoudre les problèmes analysés et à réaliser les contre-mesures définies.

Ce cas d’usage est simple à comprendre et il est tout terrain.

Le second usage est un peu comme un fractal. Chaque module de votre séminaire, qui s’imbriquera dans une des 3 étapes, peut également être soumis à ces trois étapes pour être structuré.

Prenons l’exemple d’un séminaire de lancement d’équipe, où pour présenter le projet, vous commencez par un module sur le contexte de l’équipe correspondant à l’étape Scan. Ce module peut s’articuler en 3 étapes : le partage d’informations (Scan), une discussion avec les participants (Focus), une validation (Act). Pour la discussion, vous poserez une question de type « Quels informations vous semblent manquantes ? importantes pour notre projet d’équipe ? ». Pour la validation, vous pourrez poser une question du type « de 1 à 5, nous adaptons nous au contexte partagé ? ».

Le troisième usage est de faire des boucles de feedback à la fin de chaque étape Scan, Focus ou Act. En posant des questions ouvertes simples, et pour garantir les liaisons comme pour faciliter l’engagement et la compréhension des participants.

Comme des pros

Vous avez désormais connaissance d’un des gestes métiers des super facilitateurs. Bravo !

Si vous avez des questions sur cette méthode, mettez-les en commentaire ; mes réponses seront alors accessibles à tous.

Ressources

• MG Taylor – Méthodologie Group Genious
• Codesign-it – collectif de spécialistes en facilitation
• Collaboration by design : Your Field Guide for Creating More Value When Bringing People Together
• Tool’s: The Leader’s Guide to Collaborative Solutions