Vos processus sont-ils conçus et documentés pour évoluer ?

Les changements organisationnels telles que les transformations de pratiques de travail et les réorganisations impactent directement les processus de travail et leur documentation. J’ai constaté que dans la plupart des entreprises, ces processus de travail sont trop imbriqués pour être modifiés simplement.

Face à cette réalité, ma proposition se veut simple et pragmatique : concevoir et documenter les processus de travail de manière découplée, en isolant chaque objet dans un référentiel dédié, en assurant une unicité d’information, et en passant de processus individuel à flux de travail collectif. Associer à cela une approche radicalement tournée vers les utilisateurs, et vous aurez enfin une documentation dont vous serez fier.

Cette approche combine les savoirs de l’approche produit, du Lean et de l’architecture, et permet d’intégrer plus facilement les évolutions sans avoir à remettre à plat tout le système existant. Ajouter y des pratiques collaboratives inspirées de l’Agilité et vous obtiendrez une documentation efficace, efficiente et enrichie en continue.

Vous avez le droit à mieux qu’un référentiel projet figé dans un pdf d’une centaine de pages. Pourtant, c’est encore la norme dans les grandes entreprises françaises dans lesquelles j’ai pu travaillé.

La conséquence est catastrophique : les processus ne n’indiquent pas la réalité du travail à effectuer, les utilisateurs ne s’en servent que peu si tant est qu’ils connaissent leur existence, et l’entreprise paye des mises à jour onéreuses.

Distinguer les objets et leurs flux

Le cœur de cette méthode repose sur une distinction essentielle :

Objets (ce qui existe ou que l’on veut suivre)	Flux (l’ajout progressif de valeur sur ces objets)
Personnes, rôles, produits, projets, emplois, compétences, changements, éléments de travail	Activités, procédures, processus, interactions, décisions

En séparant les deux, on peut modifier la documentation d’un flux sans toucher à l’objet qui lui est lié, ou faire évoluer un objet sans casser la logique des processus par lequel il passe.

Quels découplages poser concrètement ?

Il est dommageable de changer toute la documentation pour un seul changement. Pour éviter cette problématique, il vous faut dissocier les objets pour casser le lien que vous mettez entre eux.

Je vous offre un des découplages à réaliser systématiquement. Il consiste à séparer les activités (ce qu’il y a à faire), des rôles (qui y contribuent), et des responsabilités (qui est coupable en cas de conflits). Pour une activité réalisée efficacement, il vous faut un flux de travail anonyme, sans préciser qui doit y faire quoi, de façon à favoriser l’intelligence et la responsabilité collective.

En effet, ces trois objets bougent très vite et il vous sera pénible de mettre à jour 100 pages de documentations pour un simple changement de nom de rôle.

Un autre découplage intéressant consiste à séparer les personnes, les rôles et les emplois. Un premier lieu car ils ont un sens différent :

• la personne a plus de compétences que sa fiche de rôle ou sa fiche d’emploi
• les rôles ne sont pas permanent et peuvent être redistribuer pour faciliter les opérations
• l’emploi est lié aux contraintes RH et organisationnels, et apporte une stabilité de sens pour son porteur.

Chaque objet doit disposer ainsi d’un référentiel propre, autonome, maintenu, pouvant servir de source unique d’information dans les outils et les supports documentaires.

Séquencement vs Temporalité : deux logiques temporelles complémentaires

Dans la documentation des processus, Il est également fondamental de ne pas confondre :

• Le séquencement d’un flux : il définit l’ordre logique des étapes d’un processus, indépendamment de son exécution dans le temps réel.
• La temporalité d’un processus : elle relève d’un cadencement organisationnel, souvent piloté par un planning (ex. : hebdomadaire, mensuel, annuel).

En documentant ces deux dimensions séparément, on gagne en flexibilité : un même flux peut être réutilisé dans différentes cadences (ex. : un traitement continu vs. une campagne, un cycle en V ou un flux continu).

Il n’est pas rare de voir des planning théoriques inapplicables par oubli d’une modélisation possible par séquencement.

Une approche alignée sur les principes d’architecture d’entreprise

Le découplage documentaire trouve un écho naturel dans les logiques d’architecture d’entreprise :

• Approche objet : chaque élément est traité comme un objet structuré, avec attributs et comportements propres ;
• Référentiel source : chaque objet dispose de son référentiel, accessible et maintenu ;
• Flux modélisés : les processus deviennent des chaînes modulaires d’interactions entre objets ;
• Reconfigurabilité : on peut réassembler ou réagencer des composants sans réécrire l’ensemble du système.

C’est cette structuration qui rend l’approche du découplage robuste, évolutive et interopérable avec les principales méthodes de travail et de transformation (LEAN, ITIL, TOGAF…). Elle vous permet donc de parler le même langage que d’autres acteurs avec lesquels vous décrivez les processus de l’entreprise.

En résumé

• Le découplage permet une documentation plus modulaire, maintenable et évolutive.
• Il repose sur la distinction fondamentale entre objets et flux.
• Chaque objet clé mérite son référentiel dédié comme source unique.
• Cette approche s’inscrit dans une logique d’architecture d’entreprise, gage de cohérence et d’agilité.

En tant que consultant, c’est cette logique – avec biens d’autres astuces – qui me permet de formaliser des méthodes et des processus accessibles, actionnables et surtout évolutives pendant sa mission et après son départ.

Vos clients et vos bénéficiaires se souviendront de l’efficience de votre documentation !