Adieu les réunions d’équipe misérables

Bouh les réunionites aigues des entreprises !!!

Bouh tous ces gens cons qui font des réunions et qui perdent leur temps !!!

Bouh les journées de réunions qui nous donne envie de prolonger nos congés !!!

Bouh l’Agilité, le Lean, la gestion moderne de projet et toutes leurs réunions, on veut bosser nous !!!

Bouh le temps qu’on perd parce qu’on pense que le travail doit se faire de manière magique !!!

Bouh les méchants idiots qui continuent à faire des réunions, ils sont bêêêtes !!!

Bouh les réunions sans agenda ; la bonne pratique elle dit qu’il en faut !!!

Bouh ces râleurs en tout genre qui font régulièrement du buzz en appuyant bien fort sur ce stéréotype désacralisé qu’est la réunion d’équipe !!!

STOP.

Ce n’est pas bientôt fini de tourner en rond avec votre analyse stérile et vos comportements d’enfants râleurs ? Et si on posait ensemble une vraie analyse de cet outil à la fois essentiel et mal utilisé qu’est la réunion d’équipe ? Et si on cherchait à visualiser ensemble ce qui ferait de ce rendez-vous un succès de manière à s’y orienter plus naturellement ?

La réunion d’équipe

Voici ce que j’entends par réunion d’équipe :

La réunion d’équipe est un lieu dans lequel les membres se rassemblent de façon à gérer le travail en équipe. Elle peut prendre de nombreuses formes et adresser des objectifs spécifiques au travail en équipe. Les rituels agiles, les comitologies projet (lorsqu’ils ont lieu avec l’équipe projet), et les réunions de structure (service, département, management …) sont des formes particulières de cette réunion d’équipe. Par la présence de l’ensemble de ses membres, elle révèle la dynamique de l’équipe en place. Cette dynamique d’équipe est donc la même sinon similaire dans toutes les types de réunions d’équipe d’une équipe donnée.

(Hypothèse 1) La dernière partie de cette définition m’amène donc à considérer qu’il est possible de définir ce qu’est une réunion d’équipe efficace de manière générique, quelque soit la forme spécifique choisie. Ceci vous permettra de comprendre pourquoi je vous propose plus bas un outil de diagnostic qui s’applique à n’importe quelle réunion d’équipe.

Enonçons quelques vérités sur la réunion d’équipe

(Vérité 1) Une équipe a besoin de faire des réunions pour travailler ensemble, donc arrêtons de prétendre qu’elle n’a pas d’intérêt. Cette critique est révélatrice d’un manque de compréhension de ce qu’est une équipe. Nous ne pouvons pas nous passer de la réunion d’équipe dans nos entreprises ; la réunion d’équipe est essentielle.

(Vérité 2) La réunion d’équipe s’adapte à la nature de l’équipe, à son fonctionnement et à sa maturité. Arrêtons de penser qu’il existe une bonne pratique applicable à toutes les équipes, y compris dans nos entreprises. Arrêtons d’imaginer qu’une réunion ne doit pas évoluer dans le temps pour une équipe donnée. Evidemment, sa forme doit suivre la vie de l’équipe. C’est le même débat des équipes agiles stables dont la stabilité initiale recherchée devient un mariage forcé à vie. Donc vu que la réunion d’équipe est essentielle (vérité 1), alors autant définir la bonne et l’adapter de temps en temps.

(Vérité 3) La réunion d’équipe n’est pas nécessairement récurrente ; elle peut être déclencher ou annuler selon des événements définis. Par exemple, planifier du travail quand on en a plus suffisamment, ou organiser une réunion d’accueil à l’arrivée d’un nouveau membre. C’est la gestion de notre temps et de nos agendas – poussé à une doctrine managériale de l’occupation – qui nous a amener à la définir ainsi. Et c’est notre habitude de management par flux poussé, par comitologie, ou par découpage du temps qui nous a fait oublié que des fois la réunion n’est pas nécessaire. Dit autrement, la réunion d’équipe que vous avez posé de manière récurrente n’arrive pas toujours au moment souhaitable.

(Vérité 4) Le temps passé en réunion n’est pas un indicateur comparable. Aussi, il me paraît toujours étrange de comparer 15min de pilotage d’un engagement collectif avec 15min de discussion entre deux membres de l’équipe sans intérêt pour les 7 autres. Vu qu’une réunion s’adapte (vérité 2), alors autant chercher à ce qu’elle soit efficace.

Le pouvoir de la visualisation

J’ai une croyance forte au pouvoir de la visualisation. Je n’ai jamais atteint aucun objectif sans le visualiser au préalable. J’ai toujours passé de long moment à visualiser la cible ce que je souhaitais, et le reste s’est souvent fait plus facilement. Est-ce une évidence ? Je n’en ai aucune idée. Il me semble néanmoins que les sportifs de haut niveau utilisent beaucoup cette technique. D’ailleurs d’autres en parlent, même si cela n’en fait pas une vérité pour autant.

C’est avec cette croyance et l’hypothèse 1 (les réunions d’équipe portent les mêmes dynamiques cibles) que je vous propose mon troisième outil libre de droits. Cet outil se base sur mon expérience de coaching d’équipe via une approche systémique lors de ce lieu précieux qu’est la réunion d’équipe.

Plus d’explications sur l’outil

• Définition des objectifs
  C’est primordial. Il n’est pas nécessaire pour moi de les définir avant la réunion (notamment si elle est récurrente), mais il est absolument nécessaire d’énoncer les objectifs de la réunion avant de plonger dans les sujets. Par objectifs, ce peut être les objectifs spécifiques de ce rendez-vous (« le but de cette séance d’affinage est de finaliser la conception de cet élément de travail ») ou bien rappeler/ajuster les objectifs actuels de l’équipe (« l’enchantement des utilisateurs recherché à la livraison prévue le mois suivant »).
• Partage du temps de parole
  On ne réunit pas une équipe pour diffuser uniquement de l’information (sans vocation donc à gérer le travail ensemble). Nous avons des outils de communication beaucoup plus performant en 2024. Et c’est un des facteurs les plus désengageant : passer tout son temps de réunion à écouter d’autres personnes (sur des sujets peu pertinents ou mal préparés). Dans d’autres cas, la parole est souvent monopolisée, duopolisée voire tripolisée – c’est mon blog, j’invente des mots si je veux, bref, vous aurez compris l’idée -. Plus sérieusement, faire visualiser à une équipe comment la parole circule est une technique intéressante pour l’aider à comprendre pour s’améliorer.
• Partage des contributions
  Par contribution, j’entends le fond ET la forme. Le fond correspond évidemment à la répartition des actions prises. La forme correspond au partage du déroulé de la réunion dont sa facilitation. En présentiel, exprimer mon mécontentement par le physique c’est participer au dialogue. En silence certes, mais contribution il y a. Je peux vous proposer un autre terme : l’implication au déroulé et à la bonne tenue de la réunion.
• Relevé des notes
  Attention attention. Faire une retranscription écrite du déroulé d’une réunion d’équipe n’apportera rien. Ce peut être utile dans un collectif qui ne se fait pas confiance (une assemblée nationale, des négociations ou gestion de conflits, un tribunal) mais ces collectifs ne sont pas pour moi une « équipe ». J’éviterais personnellement de créer cette habitude pour une équipe qui démarre, même si la confiance n’est pas encore présente. Quant à définir ce qui est essentiel de formaliser, je vous laisse le plaisir de poser cette question à votre équipe.
• Reconnaissance des tensions
  Il y aura toujours des tensions qui apparaîtront dans une équipe. C’est absolument normal ; c’est le coût de la vie en collectivité. Plutôt que faire comme si les tensions n’existaient pas, faire l’inverse permet de les réduire de façon à préserver la bonne tenue de la réunion. Ma technique préférée est la reformulation et le parking (« j’entends que tu es agacée, je te propose de traiter ce point après la réunion. Es-tu d’accord ? »). Mais quelles que soient les techniques de gestion de conflit que vous utilisiez, il est important de reconnaître l’existence des conflits, et par extension des émotions qui apparaissent.
• Gestion des absences
  Par absences, j’entends le fait que des membres sont absents ce qui impacte la réunion et au-delà le travail d’équipe. Gérer les absences, c’est gérer le départ ainsi que le retour des membres de l’équipe.
• Transmission d’information
  Deux éléments me paraissent important concernant cette dynamique de réunion d’équipe. Le premier est la qualité de l’information apportée par les membres de l’équipe : la précision des mots, la synthèse des propos, l’effort de compréhension dont la reformulation, l’appui sur des données ou des faits, etc… Le second est la considération de l’acteur de l’étape suivante et de son contexte dans les éléments transmis : le format de donnée utile au prochain acteur, le soin apporté à la transmission d’information, … Cela caractérise la capacité d’empathie de l’acteur A vers l’acteur B dans l’exercice du travail à effectuer. D’autant que les difficultés opérationnelles se trouvent en générale aux interfaces entre des personnes, des équipes ou de manière général entre des systèmes.
• La qualification des risques et des alertes
  Pour travailler efficacement en équipe, celle-ci doit savoir identifier les risques et les blocages qu’elle rencontre, ainsi que différentier alertes et risques. Très souvent, on retrouve dans nos réunions des membres qui utilise le terme d’alerte pour être écouté. Quand cela devient une habitude, l’équipe confond alors les alertes et les risques, elle ne partage pas de faits ou de données et s’appuie que sur des perceptions, elle ne qualifie pas les faits et données remonter pour catégoriser ses risques. Cela arrive souvent lorsqu’un membre ne se sent pas écouté ou quand le temps de parole n’est pas partagé. Ce dernier utilisera alors le terme « alerte » tel un bâton de parole. Apprenons à ne pas nous arrêter à ce terme, à faire face au biais de négativité.
• Analyse des options
  La réunion est-elle efficace lorsque l’on part sur l’option la plus connue et accessible de l’équipe ? J’en doute. C’est pourtant souvent le cas dans les réunions d’équipe. Avant de converger sur une décision, il faut que l’équipe puisse explorer – diverger sur – les options qui s’ouvrent à elle. D’ailleurs, l’inaction est une action rarement évoquée comme une option.
• Prise de décision
  Une réunion d’équipe n’est pas efficace si l’équipe ne parvient pas à prendre des décisions en séance. De même façon que la distribution de parole, à quoi sert une réunion à plusieurs si toutes les décisions sont prises par un seul ? La capacité d’une équipe a prendre des décisions est visible en ce lieu. Quelque soit les méthodes de décisions utilisées par l’équipe, elle doit apprendre et maîtriser l’art de prendre des décisions en équipe. Je trouve sous-performant voire parfois désengageant de considérer que la décision se prend avant ou après la réunion. Je me pose la question de l’intérêt d’une réunion sans décisions. Par ailleurs, comme pour une option, un report de décision est une décision en soit, ce qui vous sera bien utile pour prendre les décisions au bon moment.
• Construction de plan d’actions
  Evidemment, si l’équipe n’arrive pas à construire des plans d’actions en réunion, la réunion aura un souci d’efficacité. Par ailleurs, si les actions ne sont pas définies avant la clôture de la réunion, il vous faudra d’autres échanges post-réunion pour les valider. C’est un également un problème. Les actions doivent être clairement identifiées tout au long de la réunion d’équipe. Une synthèse avant clôture peut aussi être utile à l’équipe.
• La gestion de l’entrée en réunion et de la sortie une réunion
  Vous arrive-t-il de commencer la réunion directement sur son objet ? C’est souvent rude et donne l’impression de peu considérer les participants à la réunion. L’accueil en réunion est éminemment important. C’est une question de politesse et d’attention envers les personnes. Sachant que pour moi l’Agilité sans Humanisme n’existe pas, c’est une pratique quasiment obligatoire à tout bon agiliste. La même question se pose en sortie de réunion. Vous trouverez dans la littérature différents termes pour parler d’entrée et de sortie : small talk*, check-in, check-out, debrief, debrief méta, ROTI
  
  *Les small talk, ou bavardages en français, sont un type de discours informel qui ne couvre aucun sujet fonctionnel de conversation ni aucune transaction devant être abordée. Essentiellement, il s’agit d’une conversation polie et standard sur des choses sans importance.
  
  Notre cible de réunion d’équipe efficace est d’avoir des participants qui prennent plaisir à se retrouver et qui s’assure du bilan de la réunion avant de partir.
  
  Aussi, je vous invite à poursuivre ce sujet s’il vous intéresse avec ces deux articles de blog agile :
• https://blog.myagilepartner.fr/index.php/check-out-check-in-agile/
• https://www.qualitystreet.fr/2018/11/22/tip-facilitation-le-check-in-ou-voila-comment-je-me-sens-aujourdhui/

Et pour conclure

Je vous souhaite d’avoir désormais une meilleure compréhension de la dynamique que vous allez rechercher dans vos réunions d’équipe. Et j’espère vous avoir donné quelques éléments pour analyser ou défendre l’intérêt de ce précieux rendez-vous. N’hésitez pas à me partager vos questions et vos retours d’expérience sur l’usage de cet outil, j’y répondrai avec plaisir. Je ne doute pas que l’outil vous plaira si vous portez un rôle d’accompagnement d’une équipe (en tant que coach, facilitateur ou manager).