Cadrer une demande de facilitation d’un atelier comme un pro

Votre client vous indique qu’il a calé un atelier avec son équipe. Et vous savez quoi ? Vous êtes l’heureux élu.e car il vous fait confiance et vous a demandé de faciliter cet atelier. Même s’il vous dit que l’objectif est clair et qu’il a déjà prévu de travailler la feuille de route avec son équipe, ne tombez pas dans le piège de l’exécutant. Ayez confiance en vous ; vous devez cadrer cette demande comme toutes les autres.

Etape 1 : commencer par une gentille (mais nécessaire) contre-demande

Merci pour ta confiance Marc (le client), du coup tu es disponible sur quel créneau pour qu’on cadre cet atelier dont tu m’as parlé ?

La question n’est pas s’il est d’accord pour vous accorder du temps, mais bien quand il est disponible pour que vous puissiez accomplir le travail demandé. En effet, nous posons souvent la mauvaise question : « serais-tu disponible dans les prochains jours Marc ? ». Question qui entraîne un retour de bâton immédiat : « je suis très occupé désolé, mais j’ai confiance en toi ❤ ». Quoi ?? Votre client ne vous écrit pas avec des cœurs ?

Oui, la méthode que je vous propose commence d’abord par poser la bonne question pour bloquer un créneau. Si vous la formulez mal, cela va fatalement vous poussez à préparer votre atelier dans un tunnel jusqu’au jour J où vous tomberez à côté de ses attentes. Il est hors de question que vous acceptiez ce scénario qui vous mettra en défaut d’une façon ou d’une autre.

Etape 2 : dérouler l’entretien de cadrage

Ne laissez pas la réussite de votre atelier au hasard. Vous avez 1h pour poser l’ensemble des questions suivantes :

• Qui est le sponsor de cet atelier ? Ce peut être le chef de votre client et non votre client. Dans ce cas, réaliser avec elle ou lui un second point de préparation.
• Qui est invité à cet atelier ? Qui sont-ils ? Seront-ils en présentiel, en distanciel ou les deux ?
• Où a-t-il lieu ? Comment est agencée la salle (si réservée) ?
• Quand a lieu cet atelier ? Combien de temps as-tu réservé ? Quelles sont les horaires de démarrage et de clôture ? Est-il prévu un petit-déjeuner, déjeuner ou afterwork ?
• Quelles sont les intentions de cet atelier ? Et derrière ces intentions, qu’attendons-nous ? Pour tenter d’identifier les objectifs cachés.
• Quels sont les objectifs de cet atelier ?
• Qu’est-ce qui a été communiqué aux participants à propos de cet atelier ?
• On aura réussi si quoi ? Ma question pépite qui fait ressortir ce qu’est un succès pour votre client.
• Quels sont les livrables* entrants ? *documents ou informations qu’il doit vous partager.
• Quels sont les livrables* attendus à l’issue de l’atelier ? *décisions, actions et productions.
• Qu’as-tu oublié de me dire qui est pourtant essentiel à la réussite de cet atelier ? Une autre de mes questions pépites, qui engage le client dans l’échange.

Voici les questions essentielles que vous devrez poser. Selon les réponses obtenues, il vous faudra en imaginer de nouvelles ; vous pourriez alors vous appuyer sur la méthode QQOQCP d’analyse de problème de manager-go.com.

Rappelez-vous, c’est vous qui êtes responsable du cadre de l’atelier. Ces questions sont utiles pour vous préparer. Vous êtes légitime.

Etape 3 : envoyer le résultat du cadrage de votre atelier par mail

Toute personne peut avoir oublié des éléments. Votre client peut avoir eu une réunion difficile avant de passer une heure avec vous et il n’était peut-être pas dans son assiette. Permettez-lui alors de corriger des propos qu’il a tenu, en lui proposant un compte rendu synthétique (pas une retranscription mot à mot).

Et vous, vous souhaitez vous assurer avoir bien compris la demande de votre client. Ce compte rendu est un excellent travail de reformulation qui remettra vos idées en place. Et c’est un livrable à part entière. Prenez donc des libertés d’interprétation pour vérifier ce que vous avez compris dans ce qui s’est dit (comme dans ce qui a été omis).

Vous êtes prêt.e

Vous avez fait 50% du trajet en à peine plus d’une heure. Bravo ! Certes, les 50% restants vont vous prendre plus de temps, mais ils seront désormais investis sur ce qui compte vraiment.

Si vous avez aimé cette première partie, je peux vous partager mes pépites et méthodes pour la suite de la préparation !